Adjoint(e) administrative / réceptionniste

La personne qui assumera ce rôle aura les responsabilités principales suivantes :

Tâches administratives et réception

  • Accueillir les visiteurs, déterminer la nature de leur visite et les diriger vers la salle de conférence;
  • Répondre, filtrer et rediriger les appels téléphoniques et/ou prise de messages;
  • Recevoir, trier, distribuer et expédier le courrier ainsi que coordonner le service des messagers;
  • Gérer les calendriers des salles de réunion et maintenir la propreté des salles de conférences;
  • Préparer les comptes de dépenses;
  • Aider avec la mise en pages de documents (Word et Powerpoint);
  • Support administratif à l’équipe;
  • Gérer la propreté et l’inventaire de la cuisine et de la papeterie;
  • Commande des fournitures de bureau;
  • Toutes autres tâches connexes.

Expérience et compétences requises :

  • Formation en secrétariat ou diplôme d’études collégiales en administration (toute expérience jugée équivalente sera considérée);
  • Maîtrise du français et de l’anglais (parlé et écrit);
  • Maîtrise des logiciels Outlook et Teams et excellente maîtrise de Word et Excel;
  • Familiarité avec les plateformes Sharepoint est un atout;
  • Discrétion dans le traitement d’information confidentielle;
  • Capacité à travailler de façon autonome, de même qu’au sein d’une équipe;
  • Aptitude à réaliser une grande quantité de travail atteignant un haut niveau de qualité, parfois dans de courts délais;
  • 2 à 3 ans d’expérience à titre d’adjoint(e) administratif(ve)/ réceptionniste;
  • Présence au bureau demandée cinq (5) jours par semaine, de 8h à 17h à confirmer.

Compétences:

  • Être reconnu(e) pour votre professionnalisme, assiduité, rigueur, votre sens de l’éthique, discrétion, efficacité, diligence, initiative, autonomie et sens de l’organisation et de l’initiative;
  • Vos expériences antérieures ont démontré votre capacité à accomplir le travail selon les attentes, normes et directives, votre excellent jugement ainsi que votre respect de la confidentialité.

Processus de candidature :

Veuillez envoyer votre candidature par courriel à [email protected] en incluant le CV à jour.


Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur le poste, n’hésitez pas à contacter les Ressources Humaines [email protected] .