La présente politique s’applique aux renseignements personnels des employé(e)s et des candidat(e)s qui sont collectés ou autrement sous le contrôle de Novacap Management Inc. et ses sociétés affiliées (ci-après « Novacap »). Novacap accorde de l’importance à la protection de vos renseignements personnels et s’engage à les protéger. La présente politique décrit comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels et comment vous pouvez exercer vos droits, par exemple pour y avoir accès ou les rectifier.
À quel moment la présente politique s’applique-t-elle?
La présente politique s’applique aux renseignements personnels des employé(e)s et des candidat(e)s qui sont collectés ou autrement sous le contrôle de Novacap, qu’ils soient conservés par Novacap ou par un tiers.
Définitions
« Lois applicables en matière de protection des renseignements personnels » désigne les lois, les règlements, les recommandations ou les avis applicables en matière de protection des renseignements personnels, y compris, dans la mesure applicable, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), ainsi que toute autre loi, tout règlement, toute recommandation ou tout avis qui remplace, complète, modifie ou étend les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.
« Employé(e) » désigne toute personne employée par Novacap, y compris tout stagiaire, étudiant(e), consultant(e) ou dirigeant(e), à temps plein ou à temps partiel, de façon permanente ou temporaire.
« Candidat(e) » signifie toute personne qui postule un emploi chez Novacap.
« Renseignements personnels » désigne tout renseignement concernant un personne physique qui l’identifie directement ou indirectement, notamment son nom, son numéro d’employé(e), son numéro d’assurance sociale (NAS), son identifiant en ligne, comme une adresse IP, ou un ou plusieurs facteurs propres à son identité physique, physiologique, mentale, économique, culturelle ou sociale.
Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels?
Nous ne recueillerons, n’utiliserons et ne communiquerons les renseignements personnels des candidat(e)s et des employé(e)s que conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. Par exemple, nous n’utiliserons vos renseignements personnels qu’à des fins pour lesquelles nous avons obtenu votre consentement ou à d’autres fins qui peuvent être exigées ou permises par la loi.
Veuillez lire la suite pour comprendre les raisons pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels.
Faciliter le processus d’embauche
Notamment :
- Vérifier les références du candidat(e).
- Effectuer des vérifications des antécédents et enquête de crédit au besoin.
- Effectuer des évaluations liées à l’emploi.
- Faire passer des examens médicaux préalables à l’emploi pour des postes pertinents.
- Mener des entrevues avec les candidat(e)s;
- Si vous y consentez, vous aviser des autres offres d’emploi.
Pour communiquer avec vous
Notamment :
- Aider à communiquer avec les candidat(e)s et les employé(e)s.
- Aider les employé(e)s à communiquer avec leur famille en cas d’urgence.
- Chercher à recueillir des renseignements personnels directement auprès de personnes physiques, en utilisant d’autres sources seulement si nécessaire.
Gestion des avantages pécuniaires liés à l’emploi
Notamment :
- Documenter les taux de rémunération pour le salaire de base.
- Communiquer avec des tiers au sujet de la paie, des avantages sociaux et des exigences légales.
- Gérer les régimes de prestation internes et les régimes liés à l’emploi;
Respecter nos politiques et nos obligations légales
Notamment :
- Communiquer des renseignements personnels aux fournisseurs de services et aux organismes gouvernementaux, au besoin.
- Effectuer des évaluations préalables à l’emploi et respecter les obligations légales.
Protéger nos intérêts
Notamment :
- Utiliser des mesures de suivi et de contrôle afin d’assurer la sécurité des renseignements personnels, comme la surveillance de la présence des employé(e)s et des candidat(e)s dans les locaux de Novacap.
- Utiliser des systèmes automatisés, comme les heures d’entrée et de sortie des employé(e)s des locaux de Novacap par l’entremise de cartes d’accès.
Atteindre nos objectifs d’affaires
Notamment :
- Recueillir des données démographiques sur les candidat(e)s et les employé(e)s dans le cadre des efforts déployés en matière d’équité, de diversité et d’inclusion (EDI).
- Surveiller, évaluer et promouvoir la sécurité et la santé des employé(e)s.
- Administrer les prestations d’invalidité pour les décisions en matière d’accommodements et de sécurité au travail;
- Communiquer des renseignements médicaux aux parties concernées et effectuer des examens médicaux au besoin.
- Partager des renseignements personnels limités (âge, qualifications et compétences) des employé(e)s avec des investisseurs potentiels ou actuels dans les fonds Novacap dans le cadre de levées de fonds ou de la communication de rapports.
- Partager les renseignements personnels des employé(e)s avec les institutions financières ou autres prestataires de services des sociétés du portefeuille de Novacap (y compris pour des fins de connaissance du client (« know your client »), ou vérifier l’identité de leurs clients) ou aux autorités réglementaires pour obtenir des approbations réglementaires ou des licences/permis gouvernementaux pour les sociétés du portefeuille de Novacap.
Comment obtenir votre consentement?
Si vous choisissez de nous fournir vos renseignements personnels après avoir examiné la présente politique, nous supposerons que vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels. Si nous voulons utiliser vos renseignements personnels à une fin qui n’est pas précisée dans la présente politique ou qui n’est pas exigée par la loi, nous demanderons votre consentement avant d’utiliser les renseignements à cette nouvelle fin.
Quels renseignements personnels recueillons-nous?
Nous pouvons recueillir les informations suivantes :
- Nom (employé(e)s et candidat(e)s)
- Adresse postale et adresse courriel (employé(e)s et candidat(e)s)
- Numéro de téléphone (employé(e)s et candidat(e)s)
- Date de naissance (employé(e)s et candidat(e)s)
- Sexe (employé(e)s et candidat(e)s)
- Statut de nationalité ou de citoyenneté (statut d’immigration) (employé(e)s et candidat(e)s)
- Numéro d’assurance sociale (NAS) (employé(e)s et candidat(e)s)
- CV et références (employé(e)s et candidat(e)s)
- Qualifications et compétences (employé(e)s et candidat(e)s)
- Évaluation des performances (employé(e)s)
- Tests psychométriques (employé(e)s et candidat(e)s)
- Langues parlées (employé(e)s et candidat(e)s)
- Informations liées aux postes précédents (employé(e)s)
- Documents juridiques relatifs à l’emploi (employé(e)s)
- État de santé et documents (employé(e)s)
- Documentation scolaire (permis et certifications) (employé(e)s et candidat(e)s)
- Résultats de la vérification des antécédents (employé(e)s et candidat(e)s)
- Renseignements bancaires (pour les dépôts de paie) (employé(e)s)
- Renseignements liés au crédit (pour les demandes de crédit) (employé(e)s et candidat(e)s)
- État civil (employé(e)s)
- Nom et date de naissance du conjoint et/ou des personnes à charge (le cas échéant) (employé(e)s)
- Photographie de l’employé (employé(e)s)
- Géolocalisation (employé(e)s)
- Coordonnées du contact d’urgence (employé(e)s)
À qui communiquons-nous les renseignements personnels?
Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des tiers ou à des fournisseurs de services pour les raisons expliquées ci-dessus ou comme il est autrement indiqué dans la présente politique. Nous ne vendrons ni ne louerons les renseignements personnels à des tiers, ni n’échangerons des renseignements personnels avec des tiers. Toutefois, nous pouvons communiquer des renseignements personnels lorsque la loi le permet ou l’exige, ou comme il est indiqué ci-dessous :
Fournisseurs de services
Ces fournisseurs de services ne reçoivent que les informations nécessaires et sont tenus par contrat de les utiliser uniquement pour les services prévus. Nous prenons des mesures pour protéger vos renseignements personnels en établissant des ententes contractuelles et des mesures de confidentialité avec ces fournisseurs. Les catégories de fournisseurs de services comprennent la gestion de la paie, les assurances, le contrôle de l’accès, le soutien informatique, les audits, les logiciels de RH et la gestion du site web. Nous pouvons également divulguer certains renseignements personnels aux fournisseurs de services des sociétés du portefeuille de Novacap pour les employé(e)s qui sont administrateur.trice(s) ou dirigeant(e)s des sociétés du portefeuille de Novacap. Pour obtenir de plus amples renseignements sur nos fournisseurs de services, veuillez communiquer avec nous en suivant les instructions fournies.
Lorsque permis ou requis par la loi
Nous pouvons communiquer des renseignements personnels lorsque la loi, la réglementation, une ordonnance du tribunal, une assignation à témoigner, une demande valide ou un mandat de perquisition l’exige, ou en réponse à une enquête gouvernementale ou à une autre demande légitime. Nous pouvons également divulguer ces renseignements à nos comptables, à nos vérificateurs, à nos mandataires et à nos avocats afin de faire valoir, de sécuriser ou de protéger nos droits légaux. En outre, nous pouvons divulguer certains renseignements personnels lorsque nous pensons qu’il est raisonnablement nécessaire de le faire pour protéger les droits, la sécurité ou la propriété de Novacap. Nous pouvons également divulguer certains renseignements personnels pour obtenir des approbations réglementaires ou des licences pour les sociétés du portefeuille de Novacap.
Exécution d’une entente et autres motifs juridiques
Dans la mesure applicable et nécessaire, nous pouvons communiquer des renseignements personnels pour conclure une entente ou à toute autre fin reconnue pour laquelle nous devons communiquer des renseignements, par exemple, nous pouvons divulguer des renseignements personnels à des tiers ou des conseiller.ère(s) dans le cadre de transactions commerciales, y compris une acquisition ou une fusion, une vente, ou un transfert d’entreprise ou d’actifs, ou une procédure de faillite.
À quoi nous attendons-nous de vous en tant qu’employé(e)?
Nous ferons des efforts raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels que nous recueillons, utilisons ou communiquons au sujet de nos employé(e)s sont exacts et aussi complets que possible. Dans la mesure où vous nous fournissez des renseignements sur lesquels nous comptons nous fier, nous tenons pour acquis que tels renseignements sont exacts et à jour. Si des renseignements personnels sur un.une employé(e) changent au cours de son emploi auprès de nous, nous nous attendons également à ce que vous nous avisiez de ces changements afin que vos données d’emploi puissent être mises à jour.
Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nous le jugeons nécessaire pour nous acquitter de nos obligations commerciales et juridiques ou lorsque la loi l’exige. Pour les décisions qui touchent directement les candidat(e)s ou les employé(e)s, nous conservons les renseignements pendant une période raisonnable et au moins un an après la décision. Autrement, nous détruisons ou anonymisons toutes les données contenant des renseignements personnels lorsqu’elles ne sont plus nécessaires à leur utilisation initiale ou pour d’autres raisons commerciales ou juridiques.
Où conservons-nous vos renseignements personnels?
- Nous conservons principalement des renseignements personnels sur les candidat(e)s ou les employé(e)s au Canada.
- Toutefois, les renseignements personnels peuvent être traités dans d’autres pays, au besoin, surtout lorsqu’on fait appel à des tiers fournisseurs de services. S’ils sont traités à l’extérieur de votre pays de résidence, ils sont assujettis aux lois de ce pays et peuvent être divulgués en conséquence.
- Néanmoins, nos pratiques concernant vos renseignements personnels sont toujours régies par la présente politique et les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.
Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?
- Nous nous efforçons de maintenir vos renseignements personnels à jour, exacts et complets.
- Des mises à jour ne seront effectuées que si nécessaires, mais nous pouvons vous demander des mises à jour au besoin.
- Si vous voulez accéder à vos renseignements personnels ou les rectifier, nous pouvons demander une pièce d’identité aux fins de vérification et vos renseignements identificatoires seront utilisés uniquement à cette fin.
Droit d’accès et de rectification et droit au consentement
Sous réserves des lois concernant la protection de la vie privée qui vous sont applicables, vous pouvez avoir un ou plusieurs droits tels que décrits ci-dessous :
- Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels et d’en obtenir une copie.
- Vous pouvez demander des rectifications, des mises à jour ou des restrictions au traitement de vos renseignements personnels.
- Les demandes de rectification raisonnables seront respectées; si elles sont jugées déraisonnables, une note sera ajoutée.
- Vous pouvez également vous renseigner sur la manière dont vos renseignements personnels ont été collectés, utilisés et consultés par Novacap, y compris sur la durée de conservation et les détails liés aux accès.
- Vous pouvez retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels (remarque : cela peut avoir une incidence sur votre emploi / recrutement, tels que, mais sans s’y limiter, le traitement de la paie et d’autres questions pour les candidat(e)s pendant un processus d’embauche).
- Vous pourriez également avoir le droit de demander que vos renseignements personnels ne soient plus communiqués, le cas échéant.
Pour exercer vos droits, veuillez envoyer une demande écrite, accompagnée d’une preuve de votre identité, à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent à la rubrique « Comment nous contacter? ».
Comment nous contacter?
Veuillez adresser toute demande, question ou commentaire concernant la présente politique aux Affaires juridiques en utilisant les coordonnées fournies.
Affaires juridiques de Novacap
700-3400, rue de l’Éclipse
Brossard (Québec) J4Z 0P3
[email protected]
Lorsque votre demande aura été envoyée, nous vous fournirons une réponse écrite dans les trente (30) jours suivant la date de votre demande, aux coordonnées indiquées ci-dessus. Dans certains cas précis, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements personnels demandés ou nous pouvons caviarder certains renseignements des données que nous vous fournissons.
Protection des renseignements personnels
- Nous mettons en œuvre des procédures de traitement des données physiques et électroniques contenant des renseignements personnels.
- Seuls les membres du personnel autorisés ayant des obligations de confidentialité ont accès à ces informations.
- Les données électroniques sont protégées par les principes du moindre privilège, auquel seul le personnel nécessaire a accès.
- Nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à [email protected] pour toute question.
Qui évaluera la conformité à cette politique?
Le responsable de la protection des renseignements personnels de Novacap évaluera de manière indépendante les allégations de violation de la Politique de confidentialité des employé(e)s et des candidat(e)s en examinant les pratiques et les procédures et déterminera si des mesures correctives de suivi sont nécessaires, y compris des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.
Énoncé de politique
La présente politique est à jour à la date de la « dernière révision » qui figure au bas de cette politique.
Nous pouvons modifier cette politique de temps à autre. Lorsque nous apportons des changements à la présente politique, ils entrent en vigueur au moment où ils sont mis à votre dispositions par l’entremise de Novacap Sharepoint ou / et de la plateforme ComplianceAlpha.