Adjointe sénior corporative

Relevant du Directeur général sénior.

Responsabilités clés :  

Maintenir des relations efficaces avec les partenaires

  • Gérer la boîte courriels des investisseurs (tri des courriels reçus et distribution/attribution aux différents services).
  • Préparer et distribuer les documents de communication aux investisseurs.
  • Contribuer à la création professionnelle de documents, en utilisant des compétences avancées en mise en page pour Word et PowerPoint.
  • Assister dans la préparation et le dépôt de documents juridiques et de conformité.
  • Collaborer à la protection des informations sensibles et confidentielles.
  • Assurer le respect des politiques de confidentialité et de sécurité de l’information.

Support à l’exécutif

  • Gérer les agendas et coordonner les rendez-vous et les réunions.
  • Assister la direction dans leurs tâches quotidiennes et leurs initiatives stratégiques.
  • Fournir un soutien administratif aux équipes de direction lors des réunions et des présentations.
  • Assurer une gestion efficace et professionnelle des appels téléphoniques (filtrage, redirection, prise de messages avec précision).
  • Préparer les comptes de dépenses.
  • Coordonner les voyages d’affaires, y compris la réservation de vols, hôtels et transports.

Support à l’administration du bureau

  • Offrir une expérience d’accueil en accueillant les visiteurs, en comprenant leurs besoins et en les guidant vers les salles de conférence appropriées.
  • Assurer la gestion fluide et efficace du courrier, de la réception à l’expédition, tout en orchestrant les services de messagerie.
  • Optimiser la planification des salles de réunion tout en assurant leur présentation impeccable.
  • Toutes autres tâches connexes.

Compétences

  • Excellence et rigueur professionnelle : Sens aiguisé de l’excellence dans l’exécution des tâches et souci du détail pour garantir un travail irréprochable.
  • Orientation service à la clientèle (client interne) : Engagement à offrir un service exceptionnel et personnalisé aux collègues, partenaires et clients, tout en anticipant leurs besoins.
  • Sens du jugement : Capacité à évaluer des situations rapidement et à prendre des décisions éclairées en tenant compte des priorités organisationnelles.
  • Compétences exceptionnelles en organisation et gestion du temps : Capacité à gérer efficacement des priorités multiples et à respecter des délais serrés sans compromettre la qualité du travail.
  • Autonomie et proactivité : Aptitude à travailler de manière indépendante, à prendre des initiatives et à anticiper les besoins sans supervision constante.
  • Confidentialité et discrétion : Habileté démontrée à traiter des informations sensibles et confidentielles avec un respect absolu des normes de confidentialité.
  • Relations interpersonnelles positives : Talent pour établir et maintenir des relations professionnelles harmonieuses et constructives avec divers intervenants.
  • Adaptabilité et résilience : Capacité à s’adapter rapidement aux changements et à exceller dans un environnement dynamique et en constante évolution.

Expérience et compétences requises

  • Formation en secrétariat ou diplôme d’études collégiales en administration (toute expérience jugée équivalente sera considérée);
  • Minimum 10 ans d’expérience en tant d’adjointe exécutive ou sénior;
  • Solide expérience dans la gestion des agendas, la coordination de réunions.
  • Expérience dans la préparation et l’organisation de documents, rapports et présentations;
  • Maîtrise des logiciels Outlook et Teams et excellente maîtrise de Word et Excel;
  • Expérience dans la planification et la gestion de projets multiples, avec des délais serrés;
  • Capacité à suivre les échéanciers et à assurer la livraison des livrables;
  • Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais, bilinguisme.
  • Expérience préalable dans le milieu de la finance, ou de gestion d’investissements est un atout.
  • Familiarité avec les plateformes SharePoint est un atout.
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre curriculum vitae à [email protected].